会議の進め方を極めよ!司会進行が押さえるべきコツ

会議室に集まるビジネス

どうしたら上手に会議の司会進行できるかだろう?

どうも、み ろく( @MirokuNet)です。

司会がおろおろすると、議題の解決に至らないことがざらにあります。ぼくもスゴく悩んでました。

大丈夫、会議の進め方にはコツがあります。きちんと押さえればムダを省いて効率にできます。

今、ぼくが心がけている「会議の進め方」をご紹介。結構サクサクできています笑。

司会進行の方はぜひ参考にしてください。

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会議の進め方 悪い例

「次までに考えよう」「全員が意識して取り組もう」と曖昧な終わり方をするパターン。
司会進行役がさばけていないです。いつも同じパターンで結末を迎えますし、問題を解決することがありません。

原因は大きく以下2つ。

何を解決したいのかわからない

議題が「売上不振について」「新人がすぐ辞めることについて」など、ざっくりしている場合ですね。
これは多いのではないでしょうか。

抽象的な議題だと根本的に解決したいことがわかりづらい。

抽象的な言葉で意思の疎通ができるのって、ほんっとに心が通じ合った者同士でしょう。職場の人間関係では難しいんじゃないかな。

たとえば、のび太くんが「ドラえも~ん、助けてよ~」と泣きついてきます。でもジャイアンにいじめられたのかテストが0点だったのか……。

何に対して「助けてほしいのか」ハッキリしてませんよね。だから「どうしたんだい? のび太くん」と掘り下げる必要があります。

世代、性格など個性は様々。ハッキリさせねば進展しません。

発言したら責任をとらされる

前向きに意見したが、「じゃあやっといて」「その場合の責任は負えるか?」という恐怖の責任押し付け会議です。もう怖くて何も言えません。

責任押し付け型の進め方をすると、だれも意見を言えなくなります。

恐怖です、((((;゚Д゚))))ガクガクブルブル。

ぼくの職場で、社長を含め「会社の方向性」と題うちして会議が開かれました。社長主導です。
売上不振で今の事業では立ち行かない状況。打破すべく案をつのったんですが……。

力を入れてきたある事業が投資ばかりで利益になりません。社員から「実績のあるネットビジネスに力を入れるべき」と発言がありました。

社長は「じゃあ、今まで投資もしてきた事業はどうするんだ。損だけじゃないか」「穴埋めできるのか」と頭打ち。

はい、社員は発言できなくなりました。追い込みすると会議から生産性が奪われます。

積極的に発言したのにトラウマを与えただけでした。 責任押し付け会議はおすすめできません。

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会議の進め方 良い例

「抱えている問題」「やるべきこと」についてはっきりしています。ポイントとしては以下2つ。

議題が具体的

「売上不振について」はどの商材なのかをハッキリさせます。全体の中で「どの商品が不振なのか」を特定しないといけません。

「ターゲット選定にミスがあった」「ニーズを掘り下げきれていなかった」というふうにマーケティング思考を軸に議題をしぼります。課題がわかりやすくなりました。

先ほど、ドラえもんをたとえ話にしましたが具体性大事です。掘り下げて掘り下げて

どうしたら解決できるか

具体的な議論ができる会議にするといいです。

会議のゴールが明確

ゴールポストがないのにシュートを蹴っても点はとれません。

ゴールを明確にすること。

「ターゲットの選定にミスがあった」のならターゲットの階層を変えて

いつまでに・何人の意見を再度アンケート調査を行う。

その上で、「もし○○なら△△」といった複数の

仮定にもとづいての推論

を立てておきます。

顧客の「ニーズを掘り下げきれたいなかった」のであれば、本来解決したい不満や欲求は何か

仮説を立てて検証する。

というように、会議で何を解決すべきなのか明確にすることです。 ハッキリしたらやる気がでます。

司会進行役が押さえておくべきコツ

マジ俺の司会イケてるだろ!
photo credit: kevin dooley via photopin cc

スムーズに会議を進行させるために最低限押さえておきたいコツです。

会議と関係ない意見は相手のプライドを尊重して受け流す

どうしても話がそれることがあります。

流れを読まずに自分が言いたいことを口に出す人、重要でないことに疑問を抱き話し始める人たち。

ぼくも悩んでいました。で、あるテクニックでサラっと流しました。

ベテランや年長者もいるのでプライドを傷つけないように

「興味深いことですね、議題とは少し路線が異なるから、また機会があれば聞かせてください」

といったふうに司会進行役が受け流すテクニックです。横道にそれた発言にいちいち付き合っていたらキリがありません。
司会進行をしていると「今、そこじゃないよね」とツッコミたくなることも多々ありますよね。

いい流れを邪魔された気になるかもしれませんが、感情を抑えて

  • 興味深い
  • 路線が異なる
  • またの機会に聞く

ことを強調してサラっとかわしてしまいましょう。 みんなも「お、やるじゃん」と思うはずですよ。

会議のタイムリミットを決める

小田原評定をご存知でしょうか。

戦国武将 北条氏が戦で豊臣秀吉に囲まれました。北条は軍議を開くがダラダラ会議で結論をだせず結局滅びます。

長い時間をかけ過ぎては答えがでず、いい結果が生まれません。

「いつまでに答えを出す」と決めたら人は集中力が高まります。

頭もフル回転させます。参加者たちにも一体感が生まれるんです。

会議は何時までにやる。

スピーディ&タイムリミットです。

  • タイムリミット
  • いつまでに答えを出す
  • すると集中力が高まる

タイムリミットは絶対おすすめ。みんな積極的になるし、「会議ってこんなに楽しいんだ」って言われたことがあります。

頭ごなしに否定しない

前向きに案をだしたけど「頭ごなしに否定」されるとやる気を失います。ムッとしますしね。

子どものころ、自分は悪くないのに頭ごなしに叱られたことありませんでしたか? その記憶はいつまでも残りますよね。

人は感情の生き物ですから。

部下や後輩相手だと頭ごなしに扱いがち。よく見かけます。

一旦は受け止めてから切り返してあげてください。相手は自尊心を保てます。

「案は通らなかったけどメンツは立ててくれた」と感謝されますしね。

関連:後輩の叱り方3つ

  • 部下後輩にはぞんざいな扱いになりがち
  • トラウマになる
  • 的外れな案はうまくかわす

全員に声かけする

会議では、一部の人のみ積極的に発言することがあります。たくさん発言したから優秀だと錯覚もおこります。

発言が少なくても明確な問題解決案を出せる人もいます。 逆に、まったく会議に参加しない人も。

皆が平等に参加しやすいように司会進行役は、ひとりひとりに声かけしましょう。

  • 一部の人がばかりが発言
  • たくさん発言してもただしとは限らない
  • 発言が少なくても明確な解決案を出せる人もいる
  • 参加しない人もいる

みんなに声をかけるのは「気配りができる」印象を与えるメリットあり。引っ込み思案で「案はあるけど発言できない人」に声かけすると意外な良案がでてくることも。

まとめ

せっかく会議を開いても、生産性ある結果がでないと意味がありません。歴史でも、「小田原評定」というダラダラ会議で結論がでず大失敗した例があります。

今回の戦略的な会議の進め方をぜひ実用してみてください。

読んでくれてありがとう。