どうしたら上手に会議の司会進行できるかだろう？
どうも、ユキノブ（ @MirokuNet）です。
司会がおろおろすると、議題の解決に至らないことがざらにあります。ぼくもスゴく悩んでました。
大丈夫、会議の進め方にはコツがあります。きちんと押さえればムダを省いて効率にできます。
今、ぼくが心がけている「会議の進め方」をご紹介。結構サクサクできています笑。
司会進行の方はぜひ参考にしてください。
会議の進め方 悪い例
「次までに考えよう」「全員が意識して取り組もう」と曖昧な終わり方をするパターン。
司会進行役がさばけていないです。いつも同じパターンで結末を迎えますし、問題を解決することがありません。
原因は大きく以下2つ。
何を解決したいのかわからない
議題が「売上不振について」「新人がすぐ辞めることについて」など、ざっくりしている場合ですね。
これは多いのではないでしょうか。
抽象的な議題だと根本的に解決したいことがわかりづらい。
抽象的な言葉で意思の疎通ができるのって、ほんっとに心が通じ合った者同士でしょう。職場の人間関係では難しいんじゃないかな。
たとえば、のび太くんが「ドラえも～ん、助けてよ～」と泣きついてきます。でもジャイアンにいじめられたのかテストが0点だったのか……。
何に対して「助けてほしいのか」ハッキリしてませんよね。だから「どうしたんだい？ のび太くん」と掘り下げる必要があります。
世代、性格など個性は様々。ハッキリさせねば進展しません。
発言したら責任をとらされる
前向きに意見したが、「じゃあやっといて」「その場合の責任は負えるか？」という恐怖の責任押し付け会議です。もう怖くて何も言えません。
責任押し付け型の進め方をすると、だれも意見を言えなくなります。
恐怖です、((((；ﾟДﾟ))))ｶﾞｸｶﾞｸﾌﾞﾙﾌﾞﾙ。
ぼくの職場で、社長を含め「会社の方向性」と題うちして会議が開かれました。社長主導です。
売上不振で今の事業では立ち行かない状況。打破すべく案をつのったんですが……。
力を入れてきたある事業が投資ばかりで利益になりません。社員から「実績のあるネットビジネスに力を入れるべき」と発言がありました。
社長は「じゃあ、今まで投資もしてきた事業はどうするんだ。損だけじゃないか」「穴埋めできるのか」と頭打ち。
はい、社員は発言できなくなりました。追い込みすると会議から生産性が奪われます。
積極的に発言したのにトラウマを与えただけでした。 責任押し付け会議はおすすめできません。
会議の進め方 良い例
「抱えている問題」「やるべきこと」についてはっきりしています。ポイントとしては以下2つ。
議題が具体的
「売上不振について」はどの商材なのかをハッキリさせます。全体の中で「どの商品が不振なのか」を特定しないといけません。
「ターゲット選定にミスがあった」「ニーズを掘り下げきれていなかった」というふうにマーケティング思考を軸に議題をしぼります。課題がわかりやすくなりました。
先ほど、ドラえもんをたとえ話にしましたが具体性大事です。掘り下げて掘り下げて
どうしたら解決できるか
具体的な議論ができる会議にするといいです。
会議のゴールが明確
ゴールポストがないのにシュートを蹴っても点はとれません。
ゴールを明確にすること。
「ターゲットの選定にミスがあった」のならターゲットの階層を変えて
いつまでに・何人の意見を再度アンケート調査を行う。
その上で、「もし○○なら△△」といった複数の
仮定にもとづいての推論
を立てておきます。
顧客の「ニーズを掘り下げきれたいなかった」のであれば、本来解決したい不満や欲求は何か
仮説を立てて検証する。
というように、会議で何を解決すべきなのか明確にすることです。 ハッキリしたらやる気がでます。
司会進行役が押さえておくべきコツ
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スムーズに会議を進行させるために最低限押さえておきたいコツです。
会議と関係ない意見は相手のプライドを尊重して受け流す
どうしても話がそれることがあります。
流れを読まずに自分が言いたいことを口に出す人、重要でないことに疑問を抱き話し始める人たち。
ぼくも悩んでいました。で、あるテクニックでサラっと流しました。
ベテランや年長者もいるのでプライドを傷つけないように
「興味深いことですね、議題とは少し路線が異なるから、また機会があれば聞かせてください」
といったふうに司会進行役が受け流すテクニックです。横道にそれた発言にいちいち付き合っていたらキリがありません。
司会進行をしていると「今、そこじゃないよね」とツッコミたくなることも多々ありますよね。
いい流れを邪魔された気になるかもしれませんが、感情を抑えて
- 興味深い
- 路線が異なる
- またの機会に聞く
ことを強調してサラっとかわしてしまいましょう。 みんなも「お、やるじゃん」と思うはずですよ。
会議のタイムリミットを決める
小田原評定をご存知でしょうか。
戦国武将 北条氏が戦で豊臣秀吉に囲まれました。北条は軍議を開くがダラダラ会議で結論をだせず結局滅びます。
長い時間をかけ過ぎては答えがでず、いい結果が生まれません。
「いつまでに答えを出す」と決めたら人は集中力が高まります。
頭もフル回転させます。参加者たちにも一体感が生まれるんです。
会議は何時までにやる。
スピーディ&タイムリミットです。
- タイムリミット
- いつまでに答えを出す
- すると集中力が高まる
タイムリミットは絶対おすすめ。みんな積極的になるし、「会議ってこんなに楽しいんだ」って言われたことがあります。
頭ごなしに否定しない
前向きに案をだしたけど「頭ごなしに否定」されるとやる気を失います。ムッとしますしね。
子どものころ、自分は悪くないのに頭ごなしに叱られたことありませんでしたか？ その記憶はいつまでも残りますよね。
人は感情の生き物ですから。
部下や後輩相手だと頭ごなしに扱いがち。よく見かけます。
一旦は受け止めてから切り返してあげてください。相手は自尊心を保てます。
「案は通らなかったけどメンツは立ててくれた」と感謝されますしね。
関連：後輩の叱り方３つ
- 部下後輩にはぞんざいな扱いになりがち
- トラウマになる
- 的外れな案はうまくかわす
全員に声かけする
会議では、一部の人のみ積極的に発言することがあります。たくさん発言したから優秀だと錯覚もおこります。
発言が少なくても明確な問題解決案を出せる人もいます。 逆に、まったく会議に参加しない人も。
皆が平等に参加しやすいように司会進行役は、ひとりひとりに声かけしましょう。
- 一部の人がばかりが発言
- たくさん発言してもただしとは限らない
- 発言が少なくても明確な解決案を出せる人もいる
- 参加しない人もいる
みんなに声をかけるのは「気配りができる」印象を与えるメリットあり。引っ込み思案で「案はあるけど発言できない人」に声かけすると意外な良案がでてくることも。
まとめ
せっかく会議を開いても、生産性ある結果がでないと意味がありません。歴史でも、「小田原評定」というダラダラ会議で結論がでず大失敗した例があります。
今回の戦略的な会議の進め方をぜひ実用してみてください。
読んでくれてありがとう。
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