会議の進め方を極めよ!司会進行が押さえるべきコツ

会議室に集まるビジネス

会議の最中に「あ~、この進め方で終わるかなぁ?」なんてテンションの下がったことはありませんか?

どうも、み ろく( @MirokuNet)です。

会議定刻に合わせて仕事を中断したり、早めに出社して仕事を修羅のごとくこなしたのに、へこみます。

なぜがっかり会議になるのか。今後、生産性のある会議が行えるように会議の進め方をご紹介します。司会進行を担当する方はぜひ参考にしてください。

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悪い会議

「次までに考えよう」「全員が意識して取り組もう」と曖昧かつ抽象的な終わり方をするパターン。
司会進行役がさばけていないです。このような会議はいつも同じパターンで結末を迎えますし、問題解決すること自体がないんです。これらの原因は以下の大きく2つにあります。

何を解決したいのかわからない

たとえば「売上不振について」や「新人がすぐ辞めることについて」など、おおまか過ぎる場合ですね。
これは多いのではないでしょうか。

抽象的な議題だと解決したいことがわかりづらいんです。

抽象的な言葉で意思の疎通ができるのは、よほど心が通じ合った者同士でしょう。

発言したら責任をとらされる

前向きに意見したが、「じゃあやっといて」「その場合の責任は負えるか?」という恐怖の責任押し付け会議です。もう怖くて何も言えません。

こんな責任追求型の会議の進め方をすると、意見を言えなくなり前進しません。

実際にあったことなんですが、僕の職場で社長を含め「会社の方向性」と題うちして会議が開かれました。社長主導です。
売上不振で今の事業では立ち行かない状況。打破すべく案をつのったんですが。

従来力を入れてきた事業は投資ばかりでお金になりません。そこで、社員から「実績のあるネットビジネスに力を入れるべき」と発言がありました。

社長は「じゃあ、今まで投資もしてきた事業はどうするんだ。損だけじゃないか」「穴埋めできるのか」と頭打ち。

はい、社員はこれ以上発言できなくなりました。追い込みしたら会議から生産性が奪われます。

良い会議

「抱えている問題」「やるべきこと」についてはっきりしています。ポイントとしては以下2つ。

議題が具体的

「売上不振について」はどの商材なのかをはっきりとします。全体の中で「どの商品が不振なのか」を特定しないといけません。

そして「ターゲット選定にミスがあった」「ニーズを掘り下げきれていなかった」というふうにマーケティングの戦略的思考をもって議題を絞ります。掘り下げて掘り下げて

どうしたら解決できるか

具体的な討議ができる会議にしましょう。

ゴールが明確

この会議で次のアクションを明確にするということです。
「ターゲットの選定にミスがあった」のならターゲットの階層を変えて

いつまでに・何人の意見を再度アンケート調査を行う。

その上で、「もし○○なら△△」といった複数の

仮定にもとづいての推論

をたてておきます。

「ニーズを掘り下げきれたいなかった」のであれば、本来解決したい不満や欲求は何か。

仮説を立てて検証する。

というように、会議で何を解決すべきなのか明確にすることです。

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司会進行役が押さえておくべきコツ

マジ俺の司会イケてるだろ!
photo credit: kevin dooley via photopin cc

スムーズに会議を進行させるために最低限押さえておきたいコツです。

会議と関係ない意見は相手のプライドを尊重して受け流す

どうしても話がそれることがあります。
流れを読まずに自分が言いたいことを口に出す人、重要でないことに疑問を抱き追及し始める人たち。
ベテランや年長者もいるので、プライドを傷つけないように

「興味深いことですね、議題とは少し路線が異なるから、また機会があれば聞かせてください」

といったふうに司会進行役が受け流すテクニックです。横道にそれた発言にいちいち付き合っていたらキリがありません。
司会進行をしていると「今、そこじゃないよね」とツッコミたくなることも多々あるでしょう。

いい流れを邪魔された気になるかもしれません。感情を抑えて

  • 興味深い
  • 路線が異なる
  • またの機会に聞く

ことを強調してさらっとかわしましょう。

会議のタイムリミットを決める

小田原評定をご存知でしょうか。
戦国武将 北条氏が豊臣秀吉に囲まれた際、軍議を開くがだらだらと結論をだせず滅んだことを表します。
だらだらと長い時間をかけては、集中力も欠けていい結果が生まれません。

「いつまでに答えを出す」と決めたら人は集中力が高まります。

頭もフル回転させます。また、会議参加者も一体感が生まれるんです。

会議は何時までにやる。

スピーディ&タイムリミットです。

  • タイムリミット
  • いつまでに答えを出す
  • すると集中力が高まる

頭ごなしに否定しない

前向きに案をだしたのけど「頭ごなしに否定」をされると、された側はやる気を失います。一旦は受け止めてから切り返しましょう。

もうトラウマです。

部下後輩相手だと、ついぞんざいに扱いがち。よく見かけます。

案をだしたけど的外れだったなら、うまくかわしてください。

関連:後輩の叱り方3つ

  • 部下後輩にはぞんざいな扱いになりがち
  • トラウマになる
  • 的外れな案はうまくかわす

全員に投げかける

一部の限られた人のみが、積極的に発言するパターンがあります。たくさん発言したから優秀だと錯覚も起こります。

発言が少なくてもポイントを押さえて明確な問題解決案を出せる人もいます。
逆に、まったく会議に参加しない人も。

皆が平等に参加しやすいように司会進行役は、ひとりひとりに話しかけましょう。

  • 一部の人がばかりが発言
  • たくさん発言してもただしとは限らない
  • 発言が少なくても明確な解決案を出せる人もいる
  • 参加しない人もいる

まとめ

せっかく会議を開いたのに何も生産性のある結果を生むことができなければ意味がありません。歴史でも「小田原評定」という時間だけかけて結論をだすことができずに、大失敗した例もあります。

今回の戦略的な会議の進め方を押さえて是非実用してみてください。

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